Створення ефективної комунікації між міською адміністрацією та мешканцями: досвід громади на Волині.

Завдяки ініціативі U-LEAD, маленька сільська громада на Волині змогла створити дієву систему комунікації.

Оксана Піцик, очільниця Смідинської громади в Волинській області, взяла участь у спеціальному проекті від U-LEAD під назвою "Школа комунікацій для лідерів громад: Прозорість. Співпраця. Досягнення". Метою її участі стало обмін досвідом у сфері комунікацій в публічному середовищі, соціальних мережах та в повсякденній діяльності громади.

Історія встановлення комунікацій у цьому районі розпочалася в 2015-2016 роках, ще до офіційного заснування громади. У той час теперішня голова Смідинської сільської ради, працюючи в громадській організації, разом з командою розпочала формування бази контактів місцевих мешканців. Для цього людям пропонували добровільно підписатися на короткі SMS-повідомлення, що містили важливу інформацію про події в їхньому регіоні.

"Це були дуже лаконічні повідомлення – до 60 символів. Ми відразу уточнювали: будемо надсилати лише дійсно значущу інформацію і тільки тим, хто її потребує," – ділиться Оксана Піцик.

Після утворення Смідинської громади в 2017 році ця практика не лише збереглася, але й отримала подальший розвиток. Контактна база була розширена, а незабаром з'явився інформаційний бюлетень громади. Це періодичне видання обсягом 8 сторінок виходило щомісяця. У разі термінової необхідності бюлетень друкували двічі на місяць у скороченому форматі.

"Матеріали для нього збирали старости та працівники закладів культури, а макет створювали дистанційно - дизайнер працював із Луцька (місцевих кадрів не було), а друк замовляли в Тернополі, адже навіть з урахуванням доставки це було вигідніше, ніж друкуватися у Волинській області. Витрати на друк взяв на себе місцевий бізнес як соціальну ініціативу", - розповіла голова.

Оксана Піцик зазначила, що формат бюлетеня має велике значення для літніх людей, які не мають можливості користуватися інтернетом або стикаються з його обмеженим доступом.

З початком повномасштабної війни Смідинська громада, як і багато інших, зіткнулася з новими викликами - потребою населення у отриманні оперативної інформації від влади. Випуск бюлетеня лише раз на місяць не відповідав запиту людей, тому громада почала шукати інші формати комунікації.

Ще у 2021 році в громаді почали працювати над чат-ботом. На початку 2022 року він став критично важливим інструментом. Оксана Піцик щодня виходила в прямі ефіри у соціальній мережі Facebook і закликала жителів підключатися до чат-бота у Viber, щоб отримувати перевірену й оперативну інформацію.

Результат виявився значним: в громаді з населенням приблизно 4 тисячі осіб на початку війни понад 1,4 тисячі користувачів підключилися до чат-бота. Поступово до спільноти почали приєднуватися мешканці сусідніх територій — інформація про чат-бот розповсюджувалася завдяки "сарафанному радіо", - підкреслює голова.

Через чат-бот жителів регулярно інформують про актуальні зміни в законодавстві, роз'яснюють, які види допомоги доступні для жителів громади, де і як можна отримати гуманітарну підтримку, а також повідомляють, які установи та сервіси працюють у громаді, у якому режимі й куди звертатися в разі потреби.

"Цей формат сприяє оперативному передаванню ключової інформації, знижує рівень напруження та дає можливість відповісти на найчастіші запитання мешканців у складних умовах", - зазначає голова.

Сьогодні Смідинська громада застосовує численні способи комунікації з мешканцями. Серед них – Facebook-сторінка для поширення новин і інформаційних матеріалів, а також дошки оголошень, розміщені в громадських місцях. Окрім цього, функціонує чат-бот у Viber, а також цифрова платформа "Свої", яка дозволяє подавати петиції, брати участь у громадському бюджетуванні, отримувати консультації та записуватися в електронну чергу.

"Головне - бажання розвивати комунікацію і постійно пояснювати людям, як працюють ці інструменти. І, звісно, важливо, щоб за цей напрям відповідав конкретний спеціаліст", - підкреслює Оксана Піцик.

Приклади активної та ефективної комунікації, зокрема досвід громади Смідин, прекрасно ілюструють ті підходи, які були предметом обговорення на Школі комунікацій для громадських лідерів від U-LEAD. Цей пілотний проєкт реалізувався в таких регіонах, як Волинь, Львівщина, Полтавщина та Вінниччина. Метою ініціативи було зміцнення потенціалу лідерів громад. Голова громади отримали систематизовані знання та практичні навички. Під час навчання учасники активно ділилися власними кейсами та напрацюваннями.

Голова Смідинської громади Оксана Піцик як учасниця Школи розповіла, що ця ініціатива дала можливість посилити власні навички, працювати з темами психологічної стійкості та жіночого лідерства, а також поділитися практичним досвідом побудови довіри й ефективної комунікації з жителями навіть у найскладніші часи.

"Щоб підтримувати постійну та ефективну комунікацію з мешканцями, не завжди потрібні складні рішення або великі фінансові вкладення. Часто достатньо креативної ідеї, ініціативності та прагнення керівника бути на зв'язку і завжди поряд з людьми. Досвід Смідинської громади демонструє, що навіть прості комунікаційні інструменти можуть стати надійною основою для громади в умовах військового стану," - зазначив Анатолій Пархом'юк, очільник Регіонального офісу "U-LEAD з Європою" у Волинській області.